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Você faz lançamento contábil de folha de pagamento? Como é o procedimento que você usa? O sistema faz de forma automática e, por isso, você nem percebe como os lançamentos são feitos ou você faz de maneira manual estruturando lançamento por lançamento na folha de pagamento?

Na maioria das empresas é, de fato, o sistema quem faz o lançamento fazendo a importação dos dados da folha de pagamento para a contabilidade.

Mas o objetivo com este artigo é entender um pouco mais como se dá esse lançamento e por que ele é feito de determinada maneira. Até porque, esse entendimento vai permitir que você faça a conferência dos dados e confirme se está ou não correto. Então, vamos lá? Entender esses lançamentos contábeis de folha de pagamento? Prepare-se aí…

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 Folha de Pagamento: como se dão os lançamentos de crédito e débito?

Primeiramente, é importante entender que a contabilização da folha de pagamento é feita em duas etapas: no último dia do mês, quando se dá o lançamento em si da folha, e no mês seguinte, quando é feito o pagamento dessa folha e dos encargos também.

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Vamos ver um exemplo bem simples para elucidar melhor essa situação. Então, vejamos. Imagine um funcionário que irá receber o salário bruto de R$ 1 mil. Deste valor, temos o desconto de R$ 75,00 da Previdência Social e o salário líquido de R$ 925,00.

Como deve ser feito esse lançamento contábil que exemplificamos? Muito simples. Num primeiro momento é preciso verificar a apropriação da folha e o registro das retenções sobre o salário.

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Feito isso, o salário bruto do funcionário no valor de R$ 1 mil será lançado como despesa de salário enquanto a contribuição de previdência a recolher vem a crédito registrado no passivo da empresa. Neste caso, no valor de R$ 75,00.

Ela ficará no campo “a crédito’ porque este valor será descontado do salário do funcionário, mas depois a empresa terá de recolher também. E, por fim, o crédito a pagar que é o salário no valor líquido que o funcionário vai receber (R$ 925,00).

Mas também temos de lembrar que também têm os encargos da empresa, que é a parte patronal que precisa ser lançada na folha de pagamento. Ressaltando que são encargos da empresa e, portanto, estes valores não são descontados do funcionário.

Para fazer a apropriação desses encargos da empresa é preciso debitar as contribuições de previdência, que é um cálculo de resultados. No nosso exemplo o valor a debitar é de R$ 268,00.

E, em seguida, vamos creditar as contribuições de previdência a recolher (mesmo valor). Isso significa que a empresa terá de recolher o valor de contribuição previdenciária que ela desconta do funcionário e também o valor que corresponde a ela.

Vale pontuar que dependendo do seu plano de contas, essas nomenclaturas podem mudar. E se nosso exemplo for dos lançamentos de FGTS na folha teremos uma situação de cálculo semelhante ao que citamos nas contribuições previdenciárias.

No caso do FGTS no valor de R$ 80,00 é na conta de resultados, que corresponde às despesas e o crédito no FGTS a recolher. Então, esta etapa é praticamente a apropriação da folha dos encargos.

Folha de Pagamento: e como se dá o pagamento dessa folha e todos os seus lançamentos?

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Agora, vamos entender um pouco mais sobre a etapa de pagamento dessa folha, que será feito no mês seguinte. Nesse momento, vamos debitar o salário a pagar (R$925,00) e creditar o banco com esse valor de salário líquido.

E ainda a temos os pagamentos da Previdência Social e do FGTS, lembrando que nesta etapa irão entrar tantos os valores que você descontou quanto a parte da empresa.

Debita-se o valor da Previdência Social a recolher (R$ 343,00) e credita-se o banco neste mesmo montante. O mesmo irá ocorrer com o valor do FGTS, neste exemplo (R$ 80,00).

A empresa irá debitar o FGTS a recolher (R$ 80,00) e, depois, creditar ao banco este valor. Mas e nos casos nos quais as empresas também pagam o adiantamento aos funcionários?

Geralmente, esse pagamento ocorre sempre no dia 20 de cada mês. Supondo que seja pago o valor de R$ 600,00 ao funcionário, esse montante será debitado da empresa e creditado ao banco.

E vale ressaltar que no balanço patrimonial da empresa esse valor do adiantamento pago aos funcionários tem de ser mostrado no ativo da empresa, porque ela tem o direito de o funcionário trabalhar para que ela receba a prestação de serviços pelo qual a empresa já pagou.

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