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eSocial – Tire suas Dúvidas!

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Publicado no Estadão:

Tire suas dúvidas sobre o eSocial

Folha de pagamento digital entra em vigor ao longo de  2014 e afeta todas as empresas do País
SÃO PAULO – A partir de 2014, todas as empresas
brasileiras terão de se adaptar ao eSocial. As exigências do
novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital, ainda despertam
muitas dúvidas de empreendedores e empresas de vários portes.
O melhor a fazer, segundo especialistas de
consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas que já estão testando o
sistema é procurar entender o eSocial agora e não deixar o problema para depois.
Confira os principais pontos:

1) O que é o eSocial?
O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a
sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais
Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração
Digital (Sped), lançado em 2007.

2) Quais mudanças esse sistema
traz?
O eSocial vai mudar a forma como todas as
empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias
e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o
envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as
empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio
eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar
múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco,
por exemplo.

3) O eSocial será
obrigatório?
Sim, o eSocial será obrigatório para todas as
empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual
(MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.

4) Qual é o cronograma?
Primeiramente, a adequação ao eSocial seria
exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no
Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi
alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.
Segundo a Receita Federal, no primeiro semestre
de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com
faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à
folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez dos
microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de
lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples
Nacional.
De acordo com o coordenador de Sistemas da
Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de que
um novo ato normativo seja publicado até o início de novembro, oficializando
esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é que em 2015 a transição
para o eSocial seja finalizada.

5) Quais órgãos do governo estão
envolvidos no projeto?
O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério
do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência social, o Instituto Nacional
do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial
abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a
esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a
função de equalizar os interesses de todos as esferas envolvidas.

6) Quais são os benefícios
esperados?
O governo espera reduzir a burocracia para as
empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias,
previdenciárias e trabalhistas.
Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente
pelas empresas para diversos órgãos (como os Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip)
serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial.
Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu
interesse.
Como o eSocial irá integrar todas as informações
sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o
governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.

7) Quais atividades serão
afetadas?
São exemplos: cadastramento de trabalhadores,
eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso
prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário,
obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais
trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda
retido na fonte, informações sobre FGTS.

8) Como o eSocial vai
funcionar?
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para
enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa
com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a
Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

9) O sistema do eSocial corre o risco de
ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de pagamento?
Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar
e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a previsão da Receita Federal.
A expectativa é de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de
fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a Receita Federal afirma
que o sistema do eSocial está preparado tecnologicamente para receber esse
volume de informações sem erros.

10) Por onde começar?
O primeiro passo será o cadastramento dos
funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá
a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de
identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registro. As
empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF
e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por
isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações
cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.

11) Dentro das empresas, qual
departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de
uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil,
logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Por isso, é
importante que a própria direção das empresas entenda o impacto da mudança e
incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das
diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de
trabalho e também a maneira como os dados circulas dentro da empresa, segundo a
sócia da área de outsourcing da Deloitte, Angela Castro. “É uma mudança
cultural”, diz.

13) Qual o prazo para envio das
informações?
O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados
obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento
trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser
informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes
de o arquivo com a respectiva informação seja transmitido. Já a folha de
pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.

14) O que acontece se a empresa que não
se adequar?
O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim
muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a
empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do
Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o
eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não se adequar ao eSocial
poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias,
previdenciárias e trabalhistas

15) O que é o eSocial para o empregador
doméstico?
O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já está
funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos. Mas o
cadastro ainda é opcional – só será obrigatório 120 dias após a regulamentação
da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas), que está na Câmara
dos Deputados.
Por enquanto, para acessar o modelo do empregador
doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via CPF do
empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas declarações
do Imposto de Renda ou título de eleitor.
Por ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro
de 45 mil empregadores domésticos. O número ainda baixo diante dos 2 milhões
existes, segunda a Receita Federal.

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