Em vias de lançar a segunda edição do meu livro “eSocial nas empresas e escritórios contábeis – guia prático para implantação“, solicitei ajuda aos participantes do grupo de estudos que fundei no facebook. Fiz uma enquete e perguntei: O que não pode faltar nesta edição do livro? Já que a edição está sendo revista e ampliada, nada melhor que perguntar aos próprios interessados – possíveis leitores – e atendê-los.
Uma das respostas do que não pode faltar no livro é esta: Como saber se o sistema que enviará dados ao eSocial está corretamente adaptado?
Se você está chegando ao assunto “eSocial” agora, já explico rapidamente o que é: o eSocial é uma nova obrigação federal imposta pelo Decreto 8.373/14 e que obrigará a todos os empregadores do Brasil a enviar dados para um único banco de dados que atenderá à Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho, INSS e Caixa Econômica Federal. Caso deseje saber mais detalhes sobre o eSocial, convido-o a fazer o meu curso online grátis de eSocial para iniciantes, com direito a Certificado de Participação.
Voltando ao assunto, escrevi um tópico do livro especialmente para responder à pergunta. E neste post compartilho o texto com todos os leitores do Blog da Zê, já que o tópico é inédito e não consta na edição anterior do livro e nem constam ainda em aulas do meu Curso Online Como Implantar o eSocial. Vamos ao texto:
A resposta para esta pergunta é simples, porém a resolução dela não é. A resposta simples é: verifique tudo que o eSocial e a legislação vigente exigem e teste o seu sistema. Já para saber como verificar tudo, acompanhe o texto a seguir.
Para saber se o seu sistema atende realmente a todos os critérios do eSocial, ou seja, se foi adaptado corretamente, faz-se necessário conhecer em detalhes todos os campos que serão solicitados no eSocial e todas as regras de validação que constam nos campos e também a própria tabela de regras de validação do eSocial. E ainda conhecer a legislação vigente. Dependendo da atividade da organização, haverá um grupo de informações específicas.
Uma entidade isenta de contribuições previdenciárias, por exemplo, deverá informar dados da isenção. E tais dados serão exigidos a partir da informação da classificação tributária.
O seu sistema poderá cruzar dados que indiquem se determinado grupo de informações deverá ser preenchida ou não. Porém, reforço, analisar se o sistema está corretamente adaptado ao eSocial faz parte do trabalho do responsável interno da organização.
O sistema de sua empresa deve estar preparado para todas as regras que impliquem em geração de dados ao eSocial, quer seja pela sua classificação tributária, pelo “tipo” de trabalhador informado (empregado, diretor com ou sem FGTS, estagiário, etc).
Checklist para Análise do Sistema
No quadro a seguir, apresentamos um pequeno checklist que deve ser observado e validado pelos profissionais responsáveis pelo eSocial dentro da organização. Veja:
A verificação completa só poderá ocorrer quando o Comitê Gestor terminar os testes e divulgar um leiaute válido para o início oficial do eSocial. Até lá, o leitor poderá fazer as análises de acordo com a entrega de partes do sistema atualizado e, caso detecte algum erro, comunicar imediatamente à empresa desenvolvedora do sistema para correções.
Leia a seguir como tais informações se interligam através de alguns exemplos.
Exemplo 1 – Cadastro do Trabalhador
No Cadastro do Trabalhador, para o eSocial, não é exigido o nome da mãe e nem o nome do pai do trabalhador. São campos de preenchimento opcional, já que nem todos têm pai e/ou mãe. Porém, alguns sistemas dos quais eu já tenho conhecimento, estão exigindo que seja informado o nome do pai ou nome da mãe. Não é uma exigência do eSocial. Para o eSocial, nem é necessário informar IGNORADO. Basta simplesmente não enviar nenhuma informação. Já tenho informação de sistemas que estão exigindo a data de nascimento de todos os pais e todas as mães. E mais uma vez, não é uma exigência do eSocial. A data de nascimento de pai ou mãe só será exigida se eles forem dependentes (imposto de renda ou plano de saúde, por exemplo). Assim, se o seu sistema exige tais datas, recomendo verificar com o Suporte da empresa que desenvolveu, para saber os motivos pelos quais estes campos são de preenchimento obrigatório.
Exemplo 2 – Telefone do Contato
No eSocial, será obrigatório informar um telefone do contato da empresa junto ao eSocial, no cadastro do Empregador. Porém, analisando superficialmente o leiaute na coluna “ocorrência” os dois telefones – fixo e celular – constam como campos de preenchimento não obrigatório. Porém, analisando mais amiúde a coluna “descrição” do mesmo leiaute do cadastro do empregador, há uma regra de validação: o campo de telefone fixo é obrigatório se o telefone celular não for informado. É uma condicional. O desenvolvedor de sistemas deverá ficar atento a tais regras contidas na coluna “descrição”. Se este cuidado não for tomado, poderia deixar os dois campos como não obrigatórios. Porém, em análise mais aprofundada, seria visto que um dos dois campos deverá ser preenchido.
Exemplo 3 – Regras Gerais de Validação
Na tabela de regras de validação também constam obrigações de preenchimento dos campos. Veja apenas uma delas, em relação ao nome do trabalhador”:
Na segunda edição do meu livro “eSocial nas Empresas e Escritórios Contábeis – Guia Prático para Implantação” há um capítulo exclusivo para apresentar todas as regras da tabela de regras de validação.
Exemplo 4 – Regras da Legislação vigente
Não basta somente enviar dados ao eSocial. É preciso enviar o dado correto, de acordo com a legislação vigente, para evitar autuações ao empregador.
Um outro ponto a ser discutido é a questão do conteúdo correto, porém em desacordo com a exigência legal.
Vamos a mais um exemplo: ao informar os ASO (Atestados de Saúde Ocupacional), será solicitada a DATA do ASO – leiaute do evento S-2220 Monitoramento de Saúde do Trabalhador. Porém, como eu já escrevi em capítulos anteriores do livro, não basta enviar o dado ao eSocial, é preciso enviar o dado correto. Sabemos que o ASO Admissional deve ser datado (e realmente realizado) antes da admissão do empregado. Esta regra não consta no eSocial, mas sim na NR-7 (Norma Regulamentadora do Ministério do Trabalho, relativa ao PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), no item 7.4.3.1. No eSocial, não consta esta “regra de validação”, porém, seria muito bom que o seu sistema “alertasse” para que o empregador não envie dados que possam ser contrários à legislação, ficando vulnerável a uma autuação. O seu sistema fará este alerta? Não sei se ele está apto a fazer, mas deveria fazer.
Com estes simples exemplos, é possível perceber que para ter certeza que o seu sistema está corretamente adaptado às exigências do eSocial, é necessário analisar linha a linha, campo a campo de cada um dos leiautes do eSocial em um sistema já adaptado. Sem esse cuidado, restará confiar no desenvolvedor do sistema e correr o risco de enviar informações incorretas ou até mesmo não enviar, por falha no sistema.
No capítulo 4 o leitor tem a explicação detalhada sobre como analisar os leiautes do eSocial. Nos capítulos 9, 10, 11 e 12 o leitor também poderá acompanhar a análise de todos os leiautes do Cadastro Inicial e de Admissão dos trabalhadores.
Bom domingo e eu excelente feriado de Dia do Trabalhador amanhã, dia 01/05/2017.
Zenaide Carvalho
Escrito em 30/04/2017. Pode ser reproduzido desde que citados autora e fonte (www.zenaide.com.br)
