Entenda as mudanças que o eSocial traz ao substituir o CAGED e a RAIS

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Se você atua na área de Departamento Pessoal já deve ter lido alguma informação sobre o eSocial a partir de janeiro de 2020. Inclusive, este assunto ficou em evidência durante um longo tempo e causou muitas dúvidas. E, nesta semana, o assunto voltou a ser pauta das conversas entre os profissionais, principalmente, já que a Portaria nº 1.127 foi publicada no último dia 15 de outubro.

O que determina a Portaria nº 1.127?

Professor SA
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Implantação do novo sistema acontece a partir janeiro de 2020

O documento foi assinado pelo secretário especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, Rogério Marinho e publicada no Diário Oficial da União. Com isso,  os profissionais de Departamento Pessoal devem ficar atentos às determinações do documento.

Professor SA

O objetivo da publicação da Portaria é informar sobre a obrigação da comunicação de admissões e dispensas instituída pela Lei nº 4.923, de 23 de novembro de 1965. A partir de janeiro de 2020, o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED) passa a ser cumprido por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial para as empresas ou pessoas físicas equiparadas à empresas.

Relembre o que é o Caged

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O Caged é utilizado pelo Programa de Seguro Desemprego

Possivelmente, você já sabe com funciona esse sistema, mas é sempre importante relembrar quais suas funções. O Caged é utilizado pelo Programa de Seguro Desemprego e apresenta o registro permanente das admissões e demissões de empregados que trabalham sob o regime da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). 

Por meio desse sistema é possível conferir todos os dados referentes aos vínculos trabalhistas e, em alguns casos, também em outros programas sociais. A proposta do Governo Federal é otimizar o tempo dos profissionais sem prejudicar a precisão das informações.

Atualmente, o Caged é obrigatoriamente entregue até o dia 7 de todo mês subsequente ou no dia exato da admissão do trabalhador que esteja recebendo seguro desemprego. Neste caso, trata-se do Caged Diário.

E a RAIS? Como funciona?

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Sistema do Governo que controla as atividades trabalhistas

A RAIS é um sistema que acrescenta informações às necessidades de controle da atividade trabalhista no Brasil, além de coletar dados para elaborar estatísticas do trabalho e também disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho às entidades governamentais. 

Dessa forma, com as informações fornecidas pela RAIS é possível identificar quantos empregos formais existem no país, por exemplo. Somado a isso, a RAIS traz informações segmentadas por critérios, como cidade, faixa etária, classe econômica, ocupação, grau de instrução, tempo de trabalho e rendimento. 

Portanto, com base nestas informações transmitidas, o Governo fica ciente das melhorias que precisam ser implantadas, como o controle dos registros do FGTS (Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço) e de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, por exemplo.

E como funciona o eSocial na prática? 

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Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

Depois de relembrar a função desses sistemas, agora possivelmente ficará mais fácil entender como ocorrem os processos adotados pelo eSocial, que está sendo simplificado. 

Então, vamos lá! O eSocial é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Esse  programa permite que o Governo Federal reduza as obrigações das empresas e, principalmente, as inconsistências que surgem em função dessa mistura de bases de dados, que tratam de um mesmo assunto, deixando muita gente perdida. 

Além disso, o eSocial também é instrumento que irá unir as informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com a finalidade de padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição.

Aliás, é de extrema importante que os profissionais da área estejam por dentro de todos os processos do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Isso porque, todas as informações devem ser repassadas  apenas ao eSocial , sempre respeitando os prazos.

Para você entender melhor quais informações precisam ser repassadas, confira conosco: 

1 – Data da admissão e número de inscrição do trabalhador no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do trabalhador;
2 – Salário de contratação, que deverá ser enviado até o dia 15 do mês seguinte em que ocorrer a admissão;
3 – Data da extinção do vínculo empregatício e motivo da rescisão do contrato de trabalho, que deverão ser prestadas: a) até o décimo dia, contado da data da extinção do vínculo, nas hipóteses previstas nos incisos I, I-A, II, IX e X do art. 20 da Lei nº 8.036; b) até o dia 15  do mês seguinte em que ocorrer a extinção do vínculo, nos demais casos;
4 – Último salário do empregado, que deverá ser prestada até o dia 15 do mês seguinte em que ocorrer a alteração salarial;
5 – Transferência de entrada e transferência de saída, que deverão ser prestadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte a ocorrência;
6 – Reintegração, que deverá ser prestada até o dia 15 (quinze) do mês seguinte a ocorrência.

O mesmo acontece com a RAIS, que passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano base 2019 somente pelas empresas obrigadas à transmissão das informações de seus trabalhadores ao eSocial, como: 

1 – Data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais deverão ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte ao do início de suas atividades;

2 – Data e motivo da rescisão de contrato, bem como os valores das verbas rescisórias devidas, que deverão ser prestadas nos prazos previstos;

3 – Valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte ao vencido.

Por meio desse processo as empresas podem sintetizar todas as informações do Caged e da RAIS num só sistema, facilitando o envio de informações ao Governo. Além disso, o sistema também padroniza a transmissão dos dados, sua validação, armazenamento e distribuição.

Por isso, fique sempre muito atento na hora de fornecer os dados,  para que não haja divergências de informações. A princípio, aproximadamente 4,2 milhões de empresas serão beneficiadas com o uso do eSocial.

Mudança gradual e adesão

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É importante sempre ficar atento sos processos do eSocial

É importante ressaltar que todas as empresas serão alcançadas pelo novo sistema.  Algumas corporações de setores específicos ainda ficarão de fora dessa mudança do Caged, sendo elas: os órgãos públicos e entidades internacionais, porque ainda estão desobrigadas de utilizar o eSocial. 

Por isso, é importante que as empresas entendam a importância de se manterem atualizadas no que diz respeito ao eSocial.

Na medida em que os empregadores forem sendo notificados a deixarem o sistema do Caged e migrarem obrigatoriamente para o eSocial as mudanças vão acontecendo. Já no caso da RAIS, estão excluídas do uso do eSocial os empregadores enquadrados no Grupo 3 do cronograma de implantação do novo sistema, além dos órgãos públicos e das entidades internacionais.

O Grupo 3 abrange empregadores que optam pelo Simples Nacional, Pessoa Física (com exceção das domésticas), produtores rurais e entidades sem fins lucrativos. A estimativa é de que, em 2021, nenhuma empresa no país precise preencher o Caged. E até 2022 o mesmo aconteça com o preenchimento da RAIS.

Então, fique atento a todas as mudanças, mas não se preocupe, o Blog Nith está de olho em todo esse processo e trará sempre as informações consistes e confiáveis para você. Nos acompanhe sempre por aqui e não perca nada!

Capacitação

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