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Você já prestou atenção que o Departamento Pessoal de muitas empresas, muitas vezes, é negligenciado recebendo pouco orçamento para investir em melhorias de procedimentos e até tendo pouca influência na hora de ajudar a empresa a tomar decisões?

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Neste artigo, vamos ressaltar desde o trabalho essencial feito pelo Departamento Pessoal de uma empresa até a importância desse setor receber melhorias que ajudem na agilidade e objetividade de cumprir com as obrigações trabalhistas.

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Para isso, separamos algumas dicas bem fáceis de serem implementadas e que garantem o desempenho do Departamento Pessoal com mais agilidade e assertividade também. Vamos conferir todas essas dicas juntos?

  1. As metodologias precisam ser atualizadas constantemente

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Não é mais possível manter as mesmas metodologias. Sabemos que elas precisam ser renovadas para garantir o bom funcionamento do Departamento Pessoal. E não tenha receio! Atualize, inclusive, aquelas metodologias que estejam funcionando adequadamente.

E se você têm dúvidas sobre como fazer isso, pense que um novo estudo, ou uma ferramenta mais moderna e, até mesmo, uma técnica de administração mais atual podem ser maneiras ótimas de modificar as metodologias.

É primordial que você tenha cuidado com aquela frase: “sempre foi assim e não precisamos mudar nada”. Um bom profissional de Departamento Pessoal sabe que toda metodologia deve ser renovada!

  1.     Seus processos precisam receber vistorias regulares

Assim como as metodologias, os processos também precisam de atualizações, principalmente se o Departamento Pessoal estiver apresentando baixo desempenho, nos últimos meses.

Não sabe como identificar as falhas que causam esse baixo desempenho? Simples. Agende vistorias regularmente e torne esse processo de vistoria um hábito.

Entenda que os erros precisam ser identificados o quanto antes para que se possa corrigi-los. Caso contrário, eles ganham proporções irreparáveis. Toma atitudes como esta de encontrar os erros rapidamente é uma ação estratégica e prudente.

Sem estas vistorias regulares, muitos setores de uma empresa correm o risco de perder boa parte de sua produtividade de modo silencioso, sem que o Departamento Pessoal perceba. E este tipo de risco precisa ser evitado!

  1.     Os arquivos têm de ser organizados e padronizados

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Todo Departamento Pessoal que se preze sabe que uma de suas tarefas primordiais é gerenciar todas as documentações trabalhistas da empresa. 

E todo esse procedimento precisa ser feito de forma correta evitando qualquer tipo de ação trabalhista, posteriormente.

Diante disso, esteja certo de que o Departamento Pessoal precisa sempre buscar maneiras de melhorar sua organização. 

Já pensou nos riscos de perder documentos de colaboradores, seja por furtos, falta de organização, incidentes como incêndios ou inundações, enfim…

Tanto os arquivos físicos quanto os digitais precisam, sim, ser padronizados. Que tal elaborar um código de organização e compartilhá-lo? 

Isto poderá agilizar, por exemplo, a localização de um arquivo que tenha sido ‘perdido’ por erros de nomeação.

Tendo um código de organização também se torna possível enviar um documento, por exemplo, localizando-o de forma mais rápida e reduzindo o tempo de espera de quem aguarda pela chegada dele. 

  1.     Tenha uma equipe capacitada

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Saiba que existem várias maneiras de capacitar uma equipe dentro de uma empresa e o Departamento Pessoal pode auxiliar muito nisto. Uma das formas mais tradicionais é oferecer palestras para os colaboradores.

Não é necessário que sejam ministradas aulas todas as semanas para capacitar uma equipe. Mas a empresa pode oferecer desde as palestras até Workshop ou cursos rápidos que auxiliem nessa meta de capacitação.

Com o passar dos meses, a empresa irá perceber os resultados positivos e crescentes de ter uma equipe capacitada, com autonomia e treinada atuando dentro da organização e vai querer investir em mais capacitação profissional. O investimento será sempre excelente!

  1.     Delegue as tarefas

Tendo uma equipe capacitada e bem treinada, o próximo passo e exercer nesta equipe a autonomia para que trabalhem de modo eficiente. Para isso, não há outro jeito: delegue as tarefas primando sempre pela responsabilidade!

Aqui, nesta dica, entenda que delegar tarefas não significa dar ao colaborador uma responsabilidade da qual ele não é capaz. A responsabilidade de delegar é exclusiva do gestor, que precisa identificar qual colaborador é, de fato, capaz de “dar conta do recado”.

Caso contrário, o ato de delegar tarefas para quem não está preparado para exercê-las pode se tornar apenas o resultado de problemas e erros graves dentro da empresa.

Tente identificar por meio da sua observação diária qual colaborador está mais capacitado para assumir determinadas funções e assegure que todos os setores vão ter estrutura de trabalho adequada para desempenharem um ótimo serviço!

Muitas vezes, para alcançar esse objetivo é necessário atuar de forma estratégica e liberar alguns colaboradores de certas tarefas operacionais para que possam assumir as outras demandas dadas a eles.

  1.     Ferramentas de gestão precisam ser utilizadas

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E essas ferramentas são fundamentais para o trabalho de gestão do Departamento Pessoal. Afinal, este setor lida direta e exclusivamente com documentos diversos, gerenciamento de alguns recursos e até com questões operacionais.

Se as ferramentas corretas forem utilizadas, certamente, os processos operacionais serão bem reduzidos e a entrega de resultados será muito mais rápida e eficiente.

Por isso, a importância da automação de processos que podem ser feitos por meio de softwares direcionados para a gestão e que tenha boa qualidade.

Não tenha receio e nem queira economizar investimentos dispensando a possibilidade de ter uma ferramenta de automação de processos. Pense que ela poderá concluir várias tarefas de modo muito mais rápido!

Desde o registro de horários, armazenamento de dados cadastrais dos colaboradores e até a categorização de documentos poderão ser feitos em menos tempo, de modo bastante eficaz com a automação de processos e com menos erros também.

  1. Departamento Pessoal tem de planejar suas ações

Sem planejar suas ações, a empresa corre o sério risco de sofrer impactos negativos até mesmo na sua lucratividade! Portanto, planeje. Esta é uma das principais obrigações de um bom profissional de gestão.

Desenvolva metas específicas para sua equipe cumprir. Não importa se serão tarefas simples ou mais complexas. O importante é que estas tarefas estejam sempre de acordo com os interesses e objetivos da empresa.

Que tal estabelecer para sua equipe que elimine todo o trabalho acumulado ao longo das semanas anteriores?

Os profissionais do Departamento Pessoal vão perceber, ao longo dos meses, que este tipo de gestão eficiente estará beneficiando, inclusive, o bom andamento e procedimentos do próprio DP da empresa.

 Pronto! Agora, você já sabe como melhorar as metodologias no Departamento Pessoal da sua empresa. Quer outra dica? Aprenda mais sobre este assunto conhecendo os cursos para quem atua no setor de Departamento Pessoal.  

Continue acompanhando nosso blog e conheça também nossa escola online Nith Treinamentos e todos os cursos que oferecemos para os profissionais de Departamento Pessoal.

 

 

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