Como fazer a RAIS em 2020?

Faltando pouco mais de dois meses para acabar o ano de 2019, os profissionais de contabilidade já começam a programar a Relação Anual de Informações Sociais para 2020. Por isso, neste artigo, vamos te explicar como fazer a RAIS em 2020.

É importante saber que a declaração RAIS 2020 tem de ser feita via internet. Você fará o preenchimento de uma ficha, que é criada por um programa que fica disponível para download.

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Se você não conseguir lidar com o programa e ter dificuldades, não arrisque e peça respaldo de profissionais de contabilidade experientes ou de profissionais ligados ao setor de Departamento Pessoal.

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Vale lembrar também que, a partir de 1º de janeiro de 2020, a RAIS será substituída pelo eSocial para as empresas que já tenham obrigação de enviar os dados de seus trabalhadores referentes ao ano base de 2019.

Ou seja, a grande maioria dos empregadores ligados aos grupos 1, 2 e 3. Sendo que o grupo 4 (órgãos públicos e entidades internacionais ainda estão fora do eSocial. Portanto, não têm data definida para que substituam a RAIS pelo eSocial.

Portanto, as empresas que tiveram vínculo empregatício em 2019 precisam baixar o arquivo chamado GDRAIS e preenchê-lo com as informações do ano base.

Vamos entender melhor sobre este assunto explicando cada etapa e começaremos pontuando neste artigo o que é RAIS.

O que é RAIS?

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Antes de explicarmos como fazer a RAIS em 2020 vamos lembrar que a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), é um importante instrumento que consiste num relatório de informações socioeconômicas detalhadas solicitadas às Pessoas Jurídicas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Nesse relatório, o Governo Federal tem acesso às informações sobre os empregadores e trabalhadores formais. Por exemplo, qual é a quantidade de empregos formais que há no Brasil; quantas foram as demissões e quais os principais setores onde elas foram registradas; quais as novas atividades que foram criadas e quantos novos empregos também, entre outras informações.

É importante ressaltar também que todas essas informações são divididas em municípios, faixa etária, classe econômica, grau de instrução, ocupação, tempo de trabalho e rendimento.

Com base nessas informações que aparecem na RAIS, o Governo Federal poderá calcular desde o pagamento e valores do PIS – PASEP, Seguro Desemprego até elaborar medidas que ajudem a impulsionar o aquecimento no mercado de trabalho como um todo. 

A RAIS foi instituída em dezembro de 1975 por meio de um Decreto do Governo Federal e de lá para cá se tornou uma das principais fontes de informação e estatísticas trabalhistas no Brasil.

Quem deve preencher a RAIS

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Se você está acompanhando este artigo já se convenceu que a RAIS é uma obrigação que deve ser cumprida pela maioria das empresas. E se você ainda tem dúvidas sobre como fazer a RAIS em 2020 comece sabendo quem deve preencher a RAIS.

Qualquer Pessoa Física ou Jurídica que empregue ou tenha empregado alguém no período anterior é obrigado a preencher e entrega a RAIS ao Governo Federal.

Fique atento e veja se a sua empresa se enquadra em algumas dessas condições listadas. Se a resposta for SIM, é necessário que haja a emissão da declaração RAIS.

  •       * Todos os inscritos no CNPJ, com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
  • Todo e qualquer empregador, conforme definidos na CLT;
  • Todas as pessoas jurídicas de direito privado (inclusive, as empresas públicas domiciliadas no país com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos Governos Estaduais e nos Cartórios de Registro de Pessoa Jurídica);
  • As empresas individuais, mesmo que ainda não possuam empregados;
  • Os cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
  • Os empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
  • Os órgãos da administração direta e indireta dos Governos Federal, Estadual ou Municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
  • Os condomínios e sociedades civis;
  • Os empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
  • As filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

O que deve ser informado na RAIS

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Na hora de fazer a RAIS 2020 a empresa tomadora de serviços deve declarar todos os empregados que pertencem ao seu quadro de funcionários.

Já os trabalhadores avulsos não devem ser informados na RAIS da empresa tomadora de serviços.

O motivo é que as informações sobre esses trabalhadores avulsos devem ser fornecidas pelo sindicato da categoria ou pela empresa contratada que no ano base congregou esses trabalhadores.

E a RAIS Negativa? Como lidar com ela?

RAIS Negativa

Como fazer a RAIS 2020 se sua empresa não contratou empregados no ano base e, portanto, não tem históricos e registros empregatícios para declarar?

Não fique apreensivo! A resposta é simples!

Basta você declarar a RAIS Negativa 2020.

A RAIS Negativa é declarada também pela empresa que permaneceu inativa no ano base. E portanto, não tem históricos e registros empregatícios para declarar.

A única exceção é para o MEI (Micro Empreendedor Individual). Isso porque, nesta modalidade, a Pessoa Jurídica tem os trâmites simplificados.

Portanto, se o microempreendedor não tiver mantido empregados ou tiver permanecido inativo no ano base não precisa entregar a RAIS negativa. Caso contrário, é obrigatório, sim, a entregar a declaração como qualquer outra Pessoa Jurídica.

Por ser uma declaração simplificada, feita por formulário online, a RAIS Negativa não exige a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão.

Também estão dispensados desse certificado os estabelecimentos que possuem menos de 11 empregados. Mas fique tranquilo, falaremos adiante especificamente sobre a certificação digital.

A RAIS Negativa pode ser transmitida via programa de transmissão da RAIS, o GDRAIS ou de forma simplificada, por meio da internet, na página específica para a declaração RAIS Negativa Web.

Qual o prazo da entrega da RAIS 2020

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Ao esclarecer como fazer a RAIS em 2020 é fundamental deixarmos claro o prazo da entrega desta declaração.

Os empregadores têm até o fim do mês de março para realizar a declaração da RAIS e fazer a postagem. Ao finalizar essa entrega será gerado um protocolo.

O ideal é fazer a impressão desse protocolo para confirmar que a declaração foi feita corretamente e no prazo indicado.

Mas FIQUE ATENTO e ANTECIPE-SE a este prazo!!!

E vamos te explicar o porquê…

Se, por acaso, surgir algum imprevisto ou algum erro for detectado há tempo hábil para você fazer a correção e enviar novamente a RAIS 2020, sem correr os riscos de ser punido.

Afinal, se você não enviar a RAIS 2020 dentro do prazo estipulado e de forma correta poderá ser multado no valor que varia de R$ 106,00 até R$ 425,64. Viu como é importante saber corretamente sobre estas obrigações contábeis, que podem livrar você de tantos problemas e penalidades.

Continue acompanhando nossos artigos e fique por dentro de todas as atualizações deste assunto e trabalhe com total segurança de estar sempre bem informado!

Até breve!

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